des Landesgruppenvorstandes der International Police Association (IPA)
- Landesgruppe Baden-Württemberg -
(i.d.F. vom 08.04.2006)
Der Landesgruppenvorstand (LV) der Landesgruppe Baden-Württemberg gibt sich gemäß Artikel 14, Nr. 5 der Satzung der IPA -Deutsche Sektion e.V.- (DS) die nachstehende Geschäftsordnung (GO). Geben sich die als ”e.V.” registrierten Verbindungsstellen der Landesgruppe unter Beachtung der Rahmenwirkung der Einheitssatzung der DS eine eigene Satzung, gelten Verweisungen der GO auf Satzungsbestimmungen sinngemäß.
§ 1 Geltungsbereich
Die Geschäftsordnung gilt für den Bereich der IPA-Landesgruppe Baden-Württemberg (Lgr. BW).
§ 2 Geschäftsbetrieb
1. Die Verantwortung für den Geschäftsbetrieb obliegt dem geschäftsführenden Landesgruppenvorstand (GLV). Er ist an die vom Landesdelegiertentag (LDT) oder vom LV gefassten Beschlüsse gebunden.
2. Über die Notwendigkeit der Vergabe von Dienstleistungsaufträgen entscheidet der GLV im Rahmen des vom LV beschlossenen Haushaltsplanes. Über eine eventuell notwendige Anmietung von Büroräumen für die Geschäftsstelle entscheidet der LV.
3. Die Ausstattung der Geschäftsstelle, der GLV-Mitglieder, des Pressesprechers und der Referate EDV und Homepage mit Inventar und technischem Gerät ist in einer Bestandsliste zu erfassen. Dies gilt nicht für Geräte, die von der DS bereitgestellt werden. Über Aussonderungen und Neuanschaffungen fasst der GLV unter Beachtung von § 7, Abs. 2 der GO die notwendigen Beschlüsse.
4. Alle im Zusammenhang mit der Verrichtung des Geschäftsbetriebes erforderlichen Verträge sind in ihrer Laufzeit von den jeweiligen Amtsperioden des GLV abhängig.
§ 3 Vertretung
1. Der amtsältere Sekretär ist Vertreter des Landesgruppenleiters.
2. Sind Landesgruppenleiter und Vertreter gleichzeitig abwesend oder verhindert, führt der amtsjüngere Sekretär die Geschäfte der Lgr. BW.
3. Bei gerichtlicher und außergerichtlicher Vertretung muss die Zustimmung des Landesgruppenleiters vorliegen.
4. Ist der Schatzmeister länger als zwei Monate an der Wahrnehmung seiner Aufgaben verhindert, übernimmt zunächst ein anderes Mitglied des GLV die Geschäfte des Schatzmeisters insgesamt. Die Übernahme ist im Kassenbuch schriftlich zu vermerken und vom Übernehmenden sowie vom Schatzmeister oder einem Rechnungsprüfer zu unterschreiben
§ 4 Sitzungen
1. Für Sitzungen des LV und des GLV gilt, soweit in der Satzung (Artikel 14 und 15) und in dieser GO nichts anderes bestimmt ist, die Versammlungsordnung der IPA -Deutsche Sektion e.V.- (VerslO).
2. Der LV tritt bei Bedarf, in Jahren ohne LDT mindestens jedoch einmal jährlich zusammen. Er setzt sich (unter Beachtung von Artikel 14/1 der Satzung) aus dem GLV und den Leitern der Verbindungsstellen als Beisitzer zusammen. Die Ehrenvorsitzenden der Lgr. BW, die Ehrenmitglieder früherer GLV der Lgr. BW, die amtierenden Kassenprüfer und bei Bedarf hinzu gewählte Beisitzer gehören dem LV mit beratendem Status und ohne Stimmrecht an.
3. Die Einberufung einer LV-Sitzung soll mindestens vier Wochen vorher persönlich, schriftlich und unter Angabe der Tagesordnung erfolgen. Im Übrigen ist gem. Artikel 14, Nr. 4 der Satzung zu verfahren.
4. Bei Sitzungen des GLV kann ein gültiger Beschluss nur gefasst werden, wenn mindestens drei GLV-Mitglieder anwesend sind, bei Sitzungen des LV nur, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder sowie der Lgr.-Leiter oder sein Stellvertreter (§ 3, Abs. 1 und 2 GO) anwesend sind. Bei Beschlüssen in haushaltsrechtlichen Angelegenheiten ist die Anwesenheit des Schatzmeisters oder, im Falle von § 3, Abs. 4 GO, seines Stellvertreters erforderlich. Sitzungen des GLV werden vom Lgr.-Leiter anlassbezogen einberufen.
5. Dem LDT ist ein Tätigkeitsbericht und ein ausführlicher, schriftlicher Kassenbericht, dem LV im Rahmen der jährlichen Sitzung ein Tätigkeitsbericht und eine vereinfachte schriftliche Aufstellung zur Haushaltslage abzugeben. Eine ausführliche Aussprache zu den Berichten ist sicherzustellen.
§ 5 Entsendung der Delegierten zum Nationalen Kongress
1. Die Entsendung der Delegierten zum Nationalen Kongress der Deutschen Sektion erfolgt auf der Grundlage der vom Landesgruppenvorstand am 16.04.1994 beschlossenen Regelung. Dies gilt insbesondere für den Verteilerschlüssel und die Wahl der Delegierten.
2. Für die Belegung der für den GLV vorgesehenen Plätze können neben den satzungsgemäßen Angehörigen des GLV (Leiter, zwei Sekretäre, Schatzmeister) die gewählten Beisitzer (EDV, Homepage und Beschwerdeausschuss) und die Ehrenvorsitzenden der Landesgruppe nominiert werden.
3. Die in Absatz 1 genannte Regelung ist dieser GO als Anlage beigefügt. Sie wird vom GLV jährlich aktualisiert und den Verbindungsstellen zur Verfügung gestellt.
§ 6 Schriftverkehr und Zeichnungsbefugnis
1. Der gesamte Posteingang und Postausgang läuft über den mit der Führung der Geschäftsstelle beauftragten Sekretär der Lgr. BW (zugleich Postfachadresse).
2. Korrespondenz von grundsätzlicher Bedeutung ist dem Lgr.-Leiter vorzulegen. Dieser behält sich vor, welche Schriftstücke er unterzeichnet.
3. Im internen Verkehr sind alle Mitglieder des GLV zeichnungsberechtigt.
4. Den Schriftverkehr in Kassenangelegenheiten unterzeichnet der Schatzmeister.
5. Bei Unterschriften ist der Name des Unterzeichnenden in Maschinenschrift bzw. durch Stempeleindruck sowie die Funktion zu vermerken, soweit letztere nicht aus dem Schriftstück ersichtlich ist.
6. Die Aufbewahrungsfrist für den allgemeinen Schriftverkehr beträgt nach Abschluss des Geschäftsvorganges zehn Jahre. Schriftstücke von Bedeutung, insbesondere für die Chronik der Lgr. BW, sind nicht auszusondern.
7. Schriftstücke, deren Veröffentlichung der IPA schaden können, sind mit dem Vermerk ”Intern” zu versehen. Für die Einstufung gilt Art. 18 der Internationalen GO.
§ 7 Haushaltsführung / -wirtschaft
1. Für die Haushaltsführung der Lgr. BW gelten die Grundsätze des allgemeinen Haushaltsrechtes. Der Schatzmeister legt in einfacher, vereinsmäßiger Buchführung seine Einnahmen und Ausgaben nieder.
2. Der Bargeldbetrag des Schatzmeisters soll 500,- € i.d.R. nicht übersteigen.
3. Das Vermögen der Lgr. BW ist bei Geldinstituten anzulegen. Spekulative Anlageformen sind nicht gestattet. Für den Verkehr mit den Geldinstituten ist jeweils der Schatzmeister i.V.m. mit einem weiteren GLV-Mitglied zeichnungsberechtigt. Dies gilt nicht für den elektronischen Zahlungsverkehr mittels Homebanking.
4. Abweichend von § 5, Abs. 6 GO gilt für Kassenunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Buchungen und von 10 Jahren für andere Unterlagen. Die Belege sind übersichtlich und ordnungsgemäß aufzubewahren.
5. Der Schatzmeister gibt dem alle drei Jahre stattfindenden LDT gem. Art. 13 der Satzung Rechenschaft über die Verwendung der vereinnahmten Gelder.
6. Nach Abschluss der jährlichen Kassenprüfung übergibt der Schatzmeister eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben dem LV (s.a. § 4, Abs. 5 GO).
3. Die vom LDT gewählten Kassenprüfer (drei) nehmen mindestens einmal jährlich eine Kassenprüfung vor. Ihren Kassenprüfbericht geben sie vor dem LDT ab.
4. Der GLV erstellt jeweils für ein Geschäftsjahr (1.1. bis 31.12.) einen Haushaltsplan. Es gelten die Bestimmungen des Art. 30 der Satzung der IPA Deutsche Sektion.
§ 8 Ausgaben
1. Die vereinnahmten Gelder sind sparsam zu verwalten. Ausgaben sind vom Vorstand zu beschließen.
2. Der GLV ist berechtigt, über den jeweiligen Haushaltsplan hinaus über eine Summe bis zu 3000,- € zu beschließen, ohne dass damit periodische Verbindlichkeiten begründet werden.
3. Ausgaben, welche die in Nr. 2 festgelegte Grenze überschreiten, bedürfen der Zustimmung des LV.
§ 9 Reisekosten
1. Die Reisekosten für die satzungsgemäßen Delegierten eines LDT (Art. 13 der Satzung) bzw. die Mitglieder des LV (Art. 14 der Satzung bzw. § 4 dieser GO) bei satzungsgemäß einberufenen Sitzungen trägt die Landesgruppe.
2. Die Reisekosten für Mitglieder des GLV, welche gem. § 15, Abs. 3 dieser GO oder wegen anstehender Neuwahlen an Mitgliederversammlungen der Verbindungsstellen teilnehmen, trägt die Landesgruppe.
3. Nehmen Mitglieder des GLV als Vertreter der Lgr. an Veranstaltungen von Verbindungsstellen oder anderen Landesgruppen (z.B. Jubiläumsveranstaltungen mit internationaler Beteiligung) teil, trägt die Lgr. die anfallenden Reisekosten.
4. Für die Erstattung von Reisekosten gelten die anlässlich von LDT bzw. LV-Sitzungen beschlossenen Sätze.
5. Über die Notwendigkeit der Durchführung von Reisen beschließt der GLV.
§ 10 Sozialfond / Hilfeleistungen / Zuschüsse und Darlehen
1. Die DS unterhält gemäß Artikel 31 der Satzung einen Sozialfonds, der auf einem Sonderkonto bei einem Geldinstitut geführt wird. Hilfeleistungen aus diesem Sozialfonds regeln sich nach der Satzung und der GO der DS.
2. Die Lgr. kann zu Sammlungen und Spenden für Hilfeleistungen in ihrem Bereich aufrufen. Eine Entscheidung hierüber trifft der GLV.
3. Über die Art und Höhe einer evtl. Hilfeleistung im Bereich der Lgr. entscheidet der GLV. Für Beträge über 1000,- € ist die Zustimmung des LV erforderlich.
4. Die Lgr. kann in begründeten Einzelfällen den zuständigen Gliederungen (Verbindungsstellen oder Gästehäuser) für Veranstaltungen mit überregionaler Bedeutung oder zur Sicherung des Gästehausbetriebes Zuschüsse oder Darlehen gewähren. Über den Anlass sowie die Art und Höhe der leistung entscheidet der GLV. Für Beträge über 2000,- € ist die Zustimmung des LV erforderlich.
§ 11 Bildungsarbeit / Stipendien
1. Zur Verwirklichung der in Art. 3 der Satzung der IPA -DS e.V.- beschriebenen Aufgaben und Ziele kann die Lgr. für ihre Mitglieder Bildungsveranstaltungen und Schulungen anbieten.
2. Die Kosten für Veranstaltungen nach Abs. 1 trägt die Landesgruppe.
3. Eine Unterstützung durch die DS regelt sich nach § 10 GO der DS.
4. Bei Studien- / Bildungsaufenthalten von IPA-Mitgliedern im Ausland kann der GLV zusätzlich zur Förderung durch die DS ein Stipendium gewähren. Über die Höhe entscheidet der GLV. Sie soll i.d.R. 500,- € je Mitglied nicht übersteigen.
§ 12 Unterrichtungspflichten
1 . Die Lgr. tritt an
- internationale Institutionen (UN, Europarat usw.),
- die Bundesregierung und deren Mitglieder,
- die Bundesbehörden,
- den Internationalen Vorstand der IPA (PEB) oder
- Nationale Sektionen
nur im Einvernehmen mit dem Geschäftsführenden Bundesvorstand (GBV) der DS heran.
2. Verbindungsstellen sollten ohne Zustimmung der Lgr. nicht an internationale Institutionen, Landes- oder Bundesbehörden, andere Landesgruppen, nationale Sektionen oder das PEB herantreten. Dies gilt insbesondere für Ersuchen um die Übernahme von Schirmherrschaften und Patenschaften, das Aussetzen von Ehrenpreisen, Grußworte, Unterstützungen und Einladungen. In den in Abs. 1 genannten Fällen setzt die Zustimmung der Lgr. das Einvernehmen mit dem GBV voraus.
3. Die Verbindungsstellen sind verpflichtet, dem GBV über die Lgr. die für Berichte an das PEB notwendigen Informationen zuzuleiten.
4. Von allen Zeitschriften, Rundschreiben, Mitteilungsblättern und sonstigen Mitgliederinformationen ist dem GLV mindestens ein Exemplar zu übersenden.
5. Die Verbindungsstellen haben die Möglichkeit, ihre Aktivitäten und allgemeine Informationen im Medium Internet unter Nutzung der Homepage der Lgr. oder im Intranet der Polizei BW darzustellen. Diesbezügliche Veröffentlichungen sind über den GLV dem DV-Referenten der Lgr. BW zuzuleiten. In allen Darstellungen sind bei Wiedergabe / Verwendung von IPA-Emblemen die gesetzlich geschützten Muster zu verwenden.
§ 13 Auslandsreisen
1. Da der GLV gehalten ist, Auslandsgruppenreisen dem GBV zu melden, teilen die Verbindungsstellen dem GLV mindestens acht Wochen vor Reiseantritt folgendes mit:
- Reisetermin,
- Veranstalter (Vbst.),
- Reiseleiter mit vollständiger Anschrift,
- Art und Zahl der Teilnehmer,
- Reiseroute (z.B. Flugnummer, Hin- und Rückflug)
- Besonderheiten (Mitnahme von Uniform, informierte Stellen
im Ausland, vorgesehene Behörden- / Regierungskontakte)
2. Eine Mitteilung ist nicht erforderlich, wenn die Gruppenreise im europäischen Ausland weniger als 50 Teilnehmer, im außereuropäischen Ausland weniger als 10 Teilnehmer umfasst und an deutsche Auslandsvertretungen nicht herangetreten werden soll.
§ 14 Aufnahmeverfahren
1. Für die Mitgliedschaft finden die Bestimmungen der Artikel 25 bis 28 der Satzung der DS in Verbindung mit dem Katalog ”Polizeibedienstete” gemäß IPA-Handbuch Anwendung.
2. Als Aufnahmeantrag ist das bundeseinheitliche Formblatt zu benutzen. Es berücksichtigt die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen und darf nur in Verbindung mit der Durchführung des Aufnahmeverfahrens benutzt werden.
3. Der Aufnahmeantrag wird vom geschäftsführenden Vorstand der Vbst. bearbeitet. Nach Entscheidung über die Aufnahme (bei ordentlichen Mitgliedern durch die Vbst., bei außerordentlichen Mitgliedern durch die Lgr. im Einvernehmen mit der Vbst.) erfolgt die Eingabe der Mitgliedsdaten in die NDV der Deutschen Sektion durch den Datenpfleger der Verbindungsstelle. Der Datenverwalter der Lgr. ist nachrichtlich zu beteiligen.
Verbindungsstellen ohne Zugriff auf die NDV übersenden den ausgefüllten Aufnahmeantrag an den Datenverwalter der Lgr., der die Daten in die NDV eingibt.
4. Der Mitgliedsausweis wird vom GLV im Auftrag der DS ausgestellt und von zwei Vorstandsmitgliedern unterschrieben. Der GLV übersendet den vorbereiteten Ausweis der zuständigen Verbindungsstelle.
5. Die Vbst. versieht den Ausweis mit Passbild und Stempelabdruck und händigt ihn mit der Anstecknadel an das betreffende Mitglied aus. Die Anstecknadeln für Neumitglieder erhalten die Vbst. vom Schatzmeister der Lgr. pauschal zu Beginn des Kalenderjahres.
§ 15 Ende der Mitgliedschaft / Ausschluss
1. Bei Beendigung der Mitgliedschaft gem. Art. 27 der Satzung nimmt die Vbst. die Austrittserklärung entgegen und zieht Abzeichen und Ausweis des betreffenden Mitgliedes ein. Der Ausweis ist durch die Vbst. zu vernichten.
2. Der Austritt ist wie das Aufnahmeverfahren (§ 14, Abs3) in die NDV einzugeben bzw. dem Datenpfleger der Lgr. zu melden.
3. Für die Einleitung und Durchführung von Ausschlussverfahren gelten die Bestimmungen der Satzung (Art. 28) und der GO des BV (§ 15).
§ 16 Ehrennadel und Ehrenzeichen
1. Die Ehrennadel der DS trägt auf schwaz-rot-goldenem Wappenschild das IPA-Emblem, das Ehrenzeichen besteht aus einer blauen Bandschnalle mit aufgesetztem IPA-Emblem. Sie werden jeweils mit einer Urkunde überreicht. Beide sind gesetzlich geschützt und dürfen nur von Berechtigten getragen werden.
2. Die Verleihungskriterien für die Ehrennadel in Silber und Gold ergeben sich aus § 17 GO der DS, für das Ehrenzeichen in Silber und Gold aus § 18 GO der DS.
3. Die Übergabe der Silbernen Ehrennadel mit Urkunde für außerordentliche Verdienste oder für langjährige Vorstandstätigkeit sowie die Übergabe der Goldenen Ehrennadel mit Urkunde soll möglichst durch ein Mitglied des GBV oder des GLV in einem würdigen Rahmen (LDT, Jubiläumsveranstaltung, Mitgliederversammlung) erfolgen.
4. Die Verleihung des Ehrenzeichens und der zugehörigen Urkunde soll möglichst durch ein Mitglied des BV nach vorheriger Absprache mit dem Antragsteller in einem dem Wert der Auszeichnung entsprechenden würdigen Rahmen erfolgen.
§ 17 Verwendung des IPA-Emblems
1. Ergänzend zu den Bestimmungen des Art. 2, Abs. 2 der Satzung der DS sind Mitglieder und Gliederungen gehalten, die gesetzlich geschützten Embleme (Muster im Handbuch) ausschließlich mit dem Schutzzeichen (Copyright by IPA 1974) zu verwenden.
2. Handelt es sich bei Drucksachen, Hand- oder Maschinenarbeiten um Erinnerungsgeschenke oder Schmuckgegenstände, ist auf den gesetzlichen Schutz hinzuweisen.
3. Beide Embleme haben in ihren zugelassenen Ausführungen jeweils für sich allein zu stehen. Eine Vermischung mit Wappen o.ä. sowie Veränderungen sind nicht zulässig.
4. Werden missbräuchliche Nutzungen bzw. Verstöße gegen die vorstehenden Bestimmungen bekannt, ist die jeweilige Gliederung bzw. das Mitglied darauf hinzuweisen und zum Unterlassen aufzufordern. Über die Einleitung eventuell notwendiger rechtlicher Schritte entscheidet der GBV.
§ 18 Verbindungsstellen
1. Die Vbst.-Vorstände sind an die Anordnungen des GLV gebunden.
2. Die Vbst. können sich eine eigene GO geben. Eine Ausfertigung der GO ist dem GLV zu übersenden.
3. Die GO der Lgr. hat bindende Wirkung. Dies gilt insbesondere für die Regelungen
· zu Sitzungen (§ 4)
· zum Kassenwesen (§§ 6 bis 8)
· zur Unterrichtungspflicht (§§ 11 und 12)
· zur Mitgliedschaft (§§ 13 und 14)
· zu Ehrungen (§ 15)
4. Die Verbindungsstellen führen eine eigene Kasse und richten sich ein Bank- oder Postscheckkonto ein.
5. Nach Erhalt der jährlichen Beitragsmarken überweisen die Verbindungsstellen den anteiligen Beitrag für Land (3, € je Mitglied) und Bund (11,- € je Mitglied) wie folgt an die Lgr.:
bis zum 01.03. des Jahres den Gesamtbetrag
6. Überzählige Beitragsmarken sind zunächst für Neumitglieder zu verwenden. Danach noch vorhandene Beitragsmarken sind bis spätestens 15.10. jeden Jahres dem Schatzmeister der Lgr. zurückzusenden Bereits dafür überwiesene Beitragsanteile werden den Vbst. gut geschrieben.
§ 19 Datenschutz
Die im Bereich der Lgr. BW mit der Mitgliederverwaltung betrauten Funktionsträger mit Zugriffsrechten auf die Neue Datenverwaltung der Deutschen Sektion sind unterschriftlich auf die Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu verpflichten. Hierzu ist der als Anlage 1 beigefügte Vordruck zu verwenden. Eine Ausfertigung erhalten der Verpflichtete, die Vbst. und die Landesgruppe. Gleichzeitig ist dem Verpflichteten ein Merkblatt (Anlage 2) zu übergeben.
§ 20 Änderung / Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung ist durch Beschluss des LV vom 16. April 1994 in Stuttgart in Kraft getreten. Änderungen beschließt der LV. Die GO vom 21.7.1958 in der Fassung vom 2. Juli 1983 ist außer Kraft getreten